ChatGPT活用で月間30時間以上の業務効率化

業種： 人材サービス業（社内業務改善）

課題： 日報・議事録・求人文などの作成に時間がかかる

対応： ChatGPTによるテンプレ活用と、プロンプト設計のワークショップを実施

成果： 業務時間が月間で30時間以上削減、スタッフからも高評価

課題背景

人材サービスを手がける企業様より、社内の定型文書――具体的には日報、議事録、求人原稿などの作成に思いのほか時間がかかっており、本来注力すべき業務に集中しにくいというご相談をいただきました。特に文章作成が得意でないスタッフにとっては、心理的な負担も大きく、全体の生産性に影響が出ている状態でした。

施策内容

まずは、業務で頻繁に使われる文章のパターンを整理し、ChatGPTを使ったテンプレート運用を提案。各文書ごとに構成のフレームを作成し、それをベースに生成をスムーズに行えるよう、プロンプト設計のワークショップを社内向けに実施しました。

ワークショップでは、ただ使い方を教えるのではなく、「どうすれば自分の思考をAIに正しく伝えられるか」という**“言語化の技術”**にもフォーカス。全社での共通言語としてChatGPTを活用するための基盤を整備しました。

成果

導入から1ヶ月で、社内の文章作成にかかる時間は月間30時間以上の削減を実現。特定の業務に偏っていた負荷も分散され、チーム全体の作業効率が向上しました。また、「作業が楽になった」だけでなく、スタッフ自身が「自分の考えを整理して伝える力が身についた」と感じるなど、内面的な成長にもつながる成果となりました。

クライアント様の声

作業が楽になったのはもちろんですが、ただ効率化できただけではない価値を感じています。

ChatGPTを使うことで、自分の考えを整理して“どう伝えるか”を意識するようになり、チーム内のコミュニケーションも以前よりスムーズになったと実感しています。

テンプレートやプロンプトを一緒に考えてもらえたおかげで、現場のスタッフもすぐに活用できるようになり、非常に助かりました。